A eliminação de documentos nas unidades da UFERSA ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido/orientado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e, será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (Alterada Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020). Importante salientar que, todo e qualquer documento produzido e/ou acumulado no decorrer das atividades desempenhadas no âmbito da UFERSA é considerado documento de arquivo e não poderá ser eliminado sem aprovação da CPAD.
O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos que, após aprovação da CPAD e pelas autoridades competentes, deverá ser submetida para aprovação do titular do órgão, para autorização da eliminação. Este procedimento é amparado nas Resoluções CONARQ nº 40/2014 e 44/2020, na Lei nº 8.159/1991 (Art. 9º), bem como no Decreto nº 10148/2019.
Clique aqui para verificar as instruções do preenchimento de listagens para eliminação de documentos fornecidas pelo Arquivo Nacional.
Assim sendo, deverá as unidades da UFERSA, que possuem documentos institucionais, respeitando a legislação quanto ao prazo de guarda, adotar as seguintes ações:
a) Aguardar a Chamada semestral da CPAD (mediante envio de memorando circular) para que, dentro do prazo estabelecido, seja iniciado o processo de orientação para avaliação e seleção de documentos produzidos e acumulados no respectivo âmbito de atuação, por parte das unidades, no que compete ao processo de eliminação dos documentos.
b) Preenchimento da Minuta da listagem de documentos para eliminação.
c) Envio para apreciação da CPAD.